5 tips bij het organiseren van online events

Sinds 15 maart staat de wereld op z’n kop. Eigenlijk alles wat we wisten en deden bleek ineens niet zomaar meer te kunnen. Het resultaat? Thuiswerken, boodschappen in kleine groepen en wegen zonder files. Voor veel mensen heeft dit gevolgen. Dit hoeft overigens niet altijd negatief te zijn, maar het is wel anders. Als het je werk is om events te organiseren stond je wel ineens geparkeerd. Ik durf wel hardop te zeggen, dat een event op een fysieke locatie niet te vervangen is. Dat er alternatieven zijn in de vorm van online events, heb ik ook gezien. Toch is de vraag moet je dit doen? En zo ja, hoe kun je dit dan het beste aanpakken? Ik geef hier een top 5 van tips wat (niet) te doen bij het organiseren van een online event.

1. Weet wat je doet

Dat geldt natuurlijk voor alles, maar ik benoem hier twee uitgangspunten:

• Als je iets gaat doen waar je geen verstand van hebt, dan is de kans op falen erg groot. Stel jezelf de vraag of dit van toegevoegde waarde is of dat het alleen maar afbreuk doet aan je bedrijf en reputatie.
• Als je niet buiten je geijkte patronen kijkt, blijf je achter en juist in deze tijd is dat niet handig.

Een voorbeeld. Stel je organiseert normaalgesproken kleine events voor maximaal 50 personen. Netwerken is bijvoorbeeld in onze branche (bouw en installatie) een belangrijk element van zo’n bijeenkomst. Je eet wat, je drinkt wat, je praat wat. Dat is nu natuurlijk haast onmogelijk. De vraag die je dan kan stellen is of je deze bijeenkomst nu überhaupt wil door laten gaan. Wees hierbij kritisch. Wat is je doel met de bijeenkomst? Hetzelfde resultaat van een fysieke bijeenkomst is nu wellicht niet haalbaar, maar kun je er wel bij in de buurt komen? Als je niet goed voor ogen hebt hoe deze bijeenkomst digitaal vertaald zou moeten worden, is het ook niet erg om dit toe te geven en de bijeenkomst te verplaatsen naar een moment dat iedereen wel weer fysiek bij elkaar mag komen.

De reden dat ik dat zeg is omdat het zo zonde is als je ergens aan begint en je staat er niet helemaal achter. De reden daarachter kan van alles zijn, van de praktische uitvoerbaarheid tot aan het behalen van je doelen met deze bijeenkomst. Dit merken je klanten uiteindelijk ook en dat komt niet professioneel over.

2. Zorg voor de juiste materialen

Je kunt de organisatie van een online event uitbesteden, maar je kunt er ook voor kiezen om het zelf te regelen. Afhankelijk van hoe complex het event is dat je wilt organiseren, raad ik je aan altijd met kwalitatief goede materialen te werken. Zorg ervoor dat je een zeer goede internetverbinding hebt, een computer die goed werkt, de juiste programma’s en zaken zoals een goede microfoon, hoofdtelefoon en speciale verlichting. Dat zal wat kosten met zich meebrengen, maar die kosten had je bij je bijeenkomst toch wel gemaakt. In de volgende tip daarover meer! De juiste producten maken het niet alleen makkelijker, maar hiermee straal je ook professionaliteit uit.

3. Kosten nog moeite bespaard

Als je een event organiseert bekijk je de locatie, bepaal je het menu, stel je een programma samen, nodig je gasten uit, stel je een doel, maar ook een budget. Dat laatste wil ik hier speciaal benoemen. Dat deze bijeenkomst niet fysiek op een locatie plaatsvindt en vele aspecten die daarbij komen kijken nu wegvallen, drukken de kosten enorm. Maar dat hoeft niet te betekenen dat een online event organiseren geen geld kost en dat je ineens geen budget meer hoeft in te zetten. Zoals eerder genoemd kun je ervoor kiezen om het online event zelf te organiseren; de juiste materialen zul je niet allemaal hebben. Besluit je de organisatie uit te besteden aan een externe partij, dan zul je zeker een budget moeten bepalen. Een online event, is dus niet per definitie low budget. Sterker nog: kijk daarmee uit.

4. Houd je doelgroep voor ogen

Ook natuurlijk een inkoppertje, maar net zoals bij een echt event kijk je naar je publiek. Ga je er bijvoorbeeld één grote zoom meeting van maken? Of presenteer je je verhaal vanuit een Teams omgeving? Wellicht kies je voor uitzenden via een YouTube kanaal?

Wil je een echt Live event of zijn er ook elementen die je misschien van tevoren al kunt opnemen? Wil je een chat, let erop dat je die ook beheert! Veelal zie ik mensen enthousiastst in een chat aan de slag gaan, terwijl de host zich daar niet bewust van is en de vragen niet meeneemt.

5. Het oog wil ook wat

Als je een bijeenkomst op een echte locatie organiseert, denk je ook aan meer dan alleen het verhaal dat je gaat vertellen. Afhankelijk ook van dat verhaal, je doelgroep en je medium kijk je ook bij online events naar randzaken. Wat dragen de sprekers? Gaan ze zitten of staan? Hoe is de achtergrond? We hebben denk ik allemaal al heel wat diverse settings gezien! Je kunt best kiezen voor een huiselijke achtergrond. Dat maakt het wat informeler en je kunt daar ook mee identificeren. Zorg wel natuurlijk dat er enige styling achter zit. Heb je dat gevoel zelf niet laat dan iemand meekijken, ook daar zijn genoeg experts in te vinden. Opruimen kan echter iedereen!

Ik heb ook echt hele mooie settingen gezien die duidelijk in een studio zijn opgenomen. Bijna een ‘OP1-achtige’ opzet. Met een presentator en gasten aan een tafel, met video’s tussendoor en een poll. Maar je kunt ook zorgen voor een banner waar je bijvoorbeeld je logo communiceert. Clean en duidelijk.

Kortom, genoeg om over na te denken als je een online event organiseert! Hoewel we langzaamaan weer bij elkaar mogen komen is het niet gezegd dat alles heel snel weer bij het oude is. Dus wellicht dat je met deze tips uit de voeten kunt. Wil je een webinar organiseren? Lees dan ook deze 5 tips voor het organiseren van een webinar.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het organiseren van een online event? Neem dan gerust contact met mij op.